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Umsetzung eines Systems für die Prozessautomatisierung von Beschaffungsaktivitäten, Organisation der Bibliothek der Verträge mit der Funktion einer halbautomatischen Vertragskonzeption.

Kunde: УкрСиббанк, BNP Paribas Group. Украина
Datum: 2012-2013

Aufgabenstellung

Im Rahmen einer Gesamtstrategie zur Optimisierung der internen Bankprozesse und der Reduzierung der Transaktionenanzahl der Bankengruppe BNP Paribas wurde beschlossen, ein Informationssystem zu entwickeln und zu implementieren, das den Beschaffungsprozess vollständig automatisiert - von der Initiierung des Beschaffungsantrages zu der Vorbereitung des Vertrages nach der Auswahl des Lieferanten und der Überwachung der Erbringung von Dienstleistungen und der Lieferung von Waren.


Technik

CS 6.7, Documentum Webtop 6.7, Captiva 6.x, Oracle DB 11.x, Oracle AS, Office Automation


Lösung

Die Entwicklung und Implementierung dieser Lösung setzte die Automatisierung des Beschaffungsprozesses voraus - von der Initiierung des Antrages durch einen autorisierten Mitarbeiter der Bank zu der Abstimmung des Vertrags und der Überwachung seiner Ausführung.

Der Prozess umfasst eine vorläufige Überprüfung des Antrages durch einen Einkaufssachbearbeiter mit der optionalen Unterstützung durch einen Experten auf dem erforderlichen Fachgebiet, die interne Abstimmung der Beschaffung unter Beteilung der notwendigen Abteilungen, die Zuweisung des Vertrags-Managers auf der Grundlage von Angaben über die jeweilige Belastung aller Spezialisten im Pool und der automatischen Auswahl des am wenigsten ausgelasteten Spezialisten mit Berücksichtigung seiner Branchenspezialisierung, die Vorbereitung zur öffentlichen Ausschreibung und schließlich die Abstimmung und der Abschluss des Vertrages mit dessen weiterer Überwachung (Eingabe von Angaben über die Ausführung).

Im Rahmen der Umsetzung der Beschaffung erhielt der verantwortliche Benutzer den Zugriff auf das Archiv der Vertragsvorlagen im Kontextklassifizierer der Waren und Dienstleistungen, das ein schnellstmöglisches Auffinden des geeignetsten Beschaffungsvertrags unter Berücksichtigung der Besonderheiten der für den Kauf geplanten Waren und Dienstleistungen ermöglicht. Beim Fehlen eines solchen zuvor entwickelten Modellvertrags ermöglicht das System dem Vertrags-Manager, schnell einen neuen Vertrag aus den Standardblöcken im Microsoft Word-Format zu erstellen und die Entwicklung spezifischer Abschnitte bei den jeweiligen Organisationseinheiten (zum Beispiel der Rechtsabteilung etc.) anzufordern.

Der unterzeichnete Vertrag wird im Langzeitarchiv deponiert - in der neuesten Version einer bearbeitbaren Form und in einer unveränderbaren digitalen Version (PDF) für die Möglichkeit einer Prüfung durch die internen Überwachungseinheiten.


Ergebnisse

Die Implementierung des Systems erlaubte, die Transparenz der Beschaffungsprozesse zu erhöhen, die Prozesse der Bearbeitung der Anträge zu beschleunigen, die Prozesse der Vorbereitung für die Ausschreibung und den tatsächlichen Entwicklungsprozess , der Abstimmung des Beschlusses des Vertrages sowie der Überwachung des Erhalts von Waren oder der Bereitstellung der Dienstleistungen zu automatisieren. Das System erlaubte die Last auf die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung zu optimieren, höhere KPIs für den erfolgreichen Abschluss des Kaufs, die Personalauslastung und die Mitteleinsparung zu erreichen.

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