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Die Umsetzung des Systems für die Unternehmensführung, das Kapitalstrukturmanagement, die Automatisierung von Prozessen für die Vorbereitung, Findung und Dokumentation von Verwaltungsentscheidungen

Kunde: ПАО "ДТЭК Сервис" (группа СКМ)
Datum: 2016-2017

Aufgabenstellung

Im Rahmen der Optimierung und Standardisierung der Unternehmensführungsprozesse von einer der größten Energieholdinggesellschaften in Osteuropa wurde die Implementierung eines Unternehmensführungssystems, basierend auf der Automatisierung der beteiligten Prozesse und dem Übergang zur digitalen Darstellung von Informationen, beschlossen.


Technik

Microsoft Sharepoint 2010-2013, k2 Black Peal 4.6.11, k2 Smart Forms 4.6.11, MS SQL, Active Directory


Lösung

In Übereinstimmung mit der vom Kunden ausgearbeiteten technischen Aufgabenstellung und unter Berücksichtigung der Vorschläge von Analysten des Unternehmens wurden auf der Grundlage einer Microsoft-Sharepoint-Plattform wie folgt realisiert:

  • Ein Unternehmensführungsportal, das ein elektronisches Dokumentenarchiv als Basis des Systems enthält.
  • Ein Modul des Verzeichnisses von Unternehmen und Einzelpersonen als Mittel der Führung eines strukturierten elektronischen Registers für Unternehmensinformationen (einschließlich der Kapitalstruktur).
  • Ein Modul für die Genehmigung von Verwaltungsentscheidungen (von Dokumentenvorbereitung und -genehmigung bis zur Herstellung von Druckformularen und Veröffentlichungen im Archiv) umgesetzt worden.

Das System enthält auch mehrere Servicemodule:

  • Ein Vollmacht-Ausgabe-Modul, das den Prozess der Ausgabe von Vollmachten von der Einreichung eines Antrags bis zur Erstellung einer gedruckten Version der Vollmacht automatisiert.
  • Ein Suchmodul für den Zugriff auf das erforderliche Datum für die Angaben des Unternehmensregisters der Informationen.
  • Ein Analysenmodul für die Vorbereitung und Erstellung von verschiedenen Informationsauswahlen im automatischen oder halbautomatischen Modus.

Ergebnisse

Die Implementierung der Lösung hat es ermöglicht, papierbasierte Unternehmensführungsprozesse in eine optimierte digitale Form zu transformieren und auf die Papierdarstellung von Unternehmensdokumenten in den Fällen, in denen es keine direkten gesetzlichen Beschränkungen gibt, zu verzichten. Im Rahmen des Projekts wurde wie folgt erreicht:

  • Schaffung einer einzige Datenbank für Unternehmensführungsdokumente mit der Möglichkeit, relevante Informationen zu finden.
  • Deutliche Verkürzung der Zeit, um Verwaltungsentscheidungen zu treffen.
  • Zeitverkürzung und Verringerung des Risikos von Leckagen, wenn man mit Unternehmensangaben arbeitet, durch den Übergang zu einheitlichen Normen der Unternehmensführung in den Holdinggesellschaften sowie durch die Differenzierung der Rechte von Mitarbeitern auf den Zugriff auf die Daten- und Dokumentenbank.
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