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Realisierung und Implementierung des Kontrollsystems der Bank von Papierarchiven, Archiv-Digitalisierung, Automatisierung von Prozessen für die Dokumente im Rahmen der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen

Kunde: ПАО "Райффайзен Банк Аваль"
Datum: 2015-2017

Aufgabenstellung

Im Rahmen der Umstrukturierung von operativen Verantwortlichkeiten und der Optimierung der Organisationsstruktur wurde beschlossen die Arbeit mit dem Papierarchiv der Bank zu automatisieren, einschließlich der Ablage- und Ausgabeverfahren, der Gewährleistung der garantierten Speicherung und so weiter.


Technik

OpenText Documentum CS 7.x, OpenText Documentum Taskspace 1.6 / xCP 2.3, JBoss, RHEL, Oracle DB 12.x, Captiva 7.5


Lösung

Die entscheidende Funktion zur Umsetzung der Lösung war somit die richtige Vorbereitung, das Senden und die Überwachung der Abgabe der Dokumente aus der Abteilung an das zentrale Archiv mit Abgleichung dieser für die Aufbewahrung bestimmten, ihrer Beschreibung vor der Platzierung im Archiv, sowie die Digitalisierung der Dokumente mit ihrer weiteren Platzierung im elektronischen Archiv. Besondere Aufmerksamkeit kam der Automatisierung der Prozesse zur Ausgabe und Rückgabe der Unterlagen aus dem/in das Archiv zu, im Zusammenhang mit Anträgen für die innere Verteilung (z.B. im Rahmen der Prüfung oder zur Vorbereitung für Rechtshandlungen) als auch externer Anträge - Aufsichtsbehörden, Justizbehörden, Geschäftspartner.


Ergebnisse

Als Folge der Einführung des Systems war der Auftraggeber in der Lage, den Prozess der Arbeit mit Archiven auf Basis von Papierdokumenten durch Verringerung der personellen Ressourcen (VZÄ), die diese Tätigkeiten ausführen, zu optimieren. Die Kontrolle über die Übermittlung und Position der rechtlich relevanter Dokumente wurde deutlich erhöht, die Risiken durch Verlust und mutwillige Zerstörung von Dokumenten innerhalb der Organisation und der Zeitaufwand für die Dokumentausgabe aus dem Papierarchiv bei unterschiedlichen Anfragen verringert, das Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten für die Füllung des elektronischen Archivs reduziert.

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